Virtuelle Assistenz oder eigene Sekretärin, was kostet was

Wer über Unterstützung am Telefon oder im Büro nachdenkt, landet meistens bei zwei Optionen: eine eigene Sekretärin einstellen, oder die Aufgaben an eine virtuelle Assistenz auslagern. Beide Wege lösen dasselbe Problem, aber die Kostenstruktur dahinter unterscheidet sich grundlegend. Dieser Artikel rechnet beide Varianten ehrlich gegeneinander, ohne eine davon schönzureden.

Was eine eigene Sekretärin wirklich kostet

Eine Festanstellung bringt mehr Kosten mit sich als nur das Bruttogehalt. Dazu kommen Sozialversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber trägt, Urlaubsanspruch, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, ein Arbeitsplatz mit Ausstattung, und der Aufwand für Einarbeitung und, falls nötig, Ersatz bei Kündigung. Diese Kosten fallen unabhängig davon an, wie viel in der ruhigen Woche tatsächlich zu tun ist. Für ein Unternehmen mit konstant hohem Aufkommen an Telefonaten, E-Mails und Terminen kann sich das trotzdem lohnen, weil eine feste Kraft vor Ort auch Aufgaben übernehmen kann, für die physische Anwesenheit nötig ist, Post öffnen, Empfang, Botengänge.

Was eine virtuelle Assistenz kostet

Eine virtuelle Assistenz wird nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt, ohne Festanstellung, ohne Sozialabgaben, ohne eigenen Arbeitsplatz. Bei RemoteMenu liegt der Stundensatz für Telefonservice bei 10 Euro, für Backoffice zwischen 45 und 50 Euro je nach gebuchtem Paket, zwei getrennte Leistungen, günstiger pro Stunde bei größerem monatlichen Backoffice-Umfang. Wer aktuell zwei oder drei Stunden Unterstützung pro Woche braucht, zahlt nur genau dafür, nicht für eine volle Stelle drumherum.

Wann sich was lohnt

Eine Faustregel: je unregelmäßiger das Aufkommen, desto eher lohnt sich eine virtuelle Assistenz, weil die Kosten mit dem tatsächlichen Bedarf mitwachsen oder schrumpfen. Je mehr Aufgaben zwingend vor Ort anfallen, Post, persönlicher Empfang, physische Ablage, desto eher lohnt sich eine Kraft im Haus. Viele kleine Unternehmen fahren gut damit, mit einer virtuellen Assistenz zu starten und erst bei nachweislich konstant hohem Volumen über eine Festanstellung nachzudenken.

Der Unterschied, der oft übersehen wird

Virtuelle Assistenz heißt nicht automatisch anonymes Callcenter. Bei RemoteMenu übernimmt eine feste Kopilotin aus dem Team deine Anrufe und dein Backoffice, kein wechselndes Personal, kein Skript, kein Chatbot. Der Unterschied zu einer eigenen Sekretärin ist die Abrechnung nach Stunden, nicht die Anonymität.

Fazit

Beide Varianten haben ihre Berechtigung, abhängig von Volumen, Regelmäßigkeit und davon, wie viele Aufgaben zwingend vor Ort erledigt werden müssen. Für die meisten kleinen Unternehmen und Selbstständigen ist der Einstieg über eine virtuelle Assistenz der risikoärmere Weg, weil er sich jederzeit anpassen lässt.

Wer prüfen will, was eine virtuelle Assistenz für das eigene Unternehmen konkret kosten würde: Mehr zur virtuellen Assistenz bei RemoteMenu